随着疫情的爆发，协同办公管理系统成为了企业数字化转型的重要工具. 从最早的本地办公到如今的在线办公，协同办公管理系统在企业组织进化中发挥着重要作用. 本文将探讨协同办公管理系统的发展历程以及如何选择和利用这些工具提高工作效率.

本地办公：IBM的远程办公实践

IBM是最早提出远程办公概念的企业，早在1979年，IBM就将终端机安装到员工家里，实现了远程办公的雏形. 这一举措不仅缓解了总部主机的拥堵问题，还为IBM节省了大量办公空间和成本. 受到IBM的成功启发，其他知名IT企业如雅虎、百思买也开始尝试远程办公.

然而，远程办公的火热并没有持续多久，很快被各大企业叫停. 虽然在线办公具有部署方便、随时获取和修改文件的优势，但由于当时通讯软件和带宽通信技术的限制，很多功能无法实现。例如，跨企业的会议邀请、会议管控和远程协同等功能无法满足需求. 同时，处理大文档、大数据以及复杂表格等方面与本地办公软件相比也存在差距.

在线办公：协同办公管理系统的进化

随着云计算概念的兴起，协同办公管理系统的定义发生了变化. 如今的在线办公已经不再仅仅是部署一款办公软件，更注重组织环节的进化。在线办公的进化不仅意味着工具的进化，更意味着企业管理的变革.

疫情的爆发成为了协同办公管理系统普及的催化剂. 钉钉、企业微信、飞书、金山文档等国内主流在线办公软件的日活和月活纷纷突破新高. 国际市场也不例外，Zoom的收入在2021财年半年报中高达9.92亿美元，比去年同期增长了3.7倍。在线办公软件已经成为员工必备的工具，企业管理也开始向“云化”转变。

选择适合自身业务的协同办公管理系统

在众多的协同办公管理系统中，企业如何选择适合自身业务的软件呢？首先，企业需要明确自己的业务需求和目标。不同的软件可能适用于不同的行业和规模的企业. 其次，企业应该考虑软件的功能和易用性. 一个好的协同办公管理系统应该具备文件共享、在线协作、会议管理等基本功能，并且易于操作和学习。此外，安全性和稳定性也是选择的重要考虑因素.

提高工作效率的协同办公管理系统应用

选择了合适的协同办公管理系统后，如何利用这些工具提高工作效率呢？首先，员工需要充分了解和熟练使用软件的各项功能，尤其是一些高级功能，如在线协作和会议管理. 其次，员工应该合理规划自己的工作流程，利用协同办公管理系统进行任务分配和跟踪。最后，员工还可以利用协同办公管理系统与团队成员进行实时沟通和协作，提高工作效率和团队合作。

协同办公管理系统的发展与应用为企业带来了更高效的工作方式. 选择适合自身业务的软件，合理利用软件的功能，可以使员工从繁杂的事务中解脱出来，加速企业组织的进化. 在未来的发展中，协同办公管理系统将继续推动企业的数字化转型，助力企业在竞争中获得更大的优势.

（图片来源：视觉中国）.